- dzisiaj, 11:30
- wyświetleń: 42
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe firmy?
Materiał partnera:
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami formalnymi, a jednym z kluczowych jest właściwe przechowywanie dokumentów księgowych. Niezależnie od tego, czy korzystasz z usług biura rachunkowego, czy prowadzisz księgowość samodzielnie - musisz wiedzieć, przez ile lat należy archiwizować faktury, umowy i inne dokumenty finansowe oraz gdzie można je przechowywać. To kwestia nie tylko organizacyjna, ale przede wszystkim prawna, która może mieć realne konsekwencje dla bezpieczeństwa i stabilności firmy.
Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych
Każda firma, niezależnie od swojej wielkości czy branży, zobowiązana jest do przechowywania dokumentów księgowych przez określony czas. Obowiązki te wynikają przede wszystkim z przepisów prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z aktualnymi regulacjami, dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono deklarację podatkową. W przypadku dokumentów dotyczących ZUS czy zatrudnienia pracowników, okres ten może wynosić nawet 10 lub 50 lat, w zależności od rodzaju dokumentu i przepisów obowiązujących w momencie jego wytworzenia.
Gdzie można przechowywać dokumenty?
Przedsiębiorca ma kilka możliwości dotyczących miejsca przechowywania dokumentów księgowych. Najczęściej firmy decydują się na współpracę z zewnętrznymi specjalistami. Profesjonalne biuro rachunkowe Warszawa General Office oferuje nie tylko kompleksową obsługę księgową, ale także możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentacji przez wymagany przepisami czas.
Jeśli firma nie korzysta z usług biura rachunkowego lub woli przechowywać dokumenty samodzielnie, może to robić w swojej siedzibie. Jednak przy dużej ilości dokumentów warto rozważyć inne rozwiązanie, takie jak wynajem przestrzeni magazynowej. Popularną i praktyczną opcją jest self storage Warszawa, czyli wynajęcie niewielkiej powierzchni magazynowej dostosowanej do potrzeb firmy. To wygodne rozwiązanie pozwala na bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy.
Konsekwencje braku dokumentacji
Niezależnie od wybranej formy, kluczowe jest zapewnienie odpowiednich warunków do przechowywania dokumentacji - zabezpieczenie przed wilgocią, uszkodzeniami oraz nieuprawnionym dostępem. Pamiętajmy, że brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi podczas kontroli. W przypadku kontroli skarbowej czy audytu, nieokazanie wymaganych dokumentów może prowadzić do nałożenia kar pieniężnych, a nawet oskarżeń o próbę unikania opodatkowania.
Obowiązek poinformowania urzędu
Co więcej, przedsiębiorcy mają obowiązek poinformowania odpowiedniego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów księgowych, jeżeli znajduje się ono poza siedzibą firmy. Dotyczy to zarówno przechowywania dokumentów w biurze rachunkowym, jak i w zewnętrznym magazynie typu self storage.
Forma przechowywania dokumentów
Dokumenty księgowe mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym ważne jest, aby forma ta zapewniała trwałość, dostępność i możliwość odczytu dokumentów przez cały wymagany okres.
Czy faktury elektroniczne trzeba drukować?
Co istotne, faktury przesyłane drogą elektroniczną nie muszą być drukowane, o ile są archiwizowane w sposób umożliwiający ich odczyt oraz spełniają wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści.
Digitalizacja dokumentów
Warto również pamiętać o digitalizacji dokumentów papierowych - szczególnie takich, które łatwo ulegają zniszczeniu, jak np. paragony fiskalne. Paragony często blakną z czasem i stają się nieczytelne, dlatego ich zeskanowanie i bezpieczne przechowywanie w formie cyfrowej może zapobiec wielu problemom podczas rozliczeń lub kontroli.